Bir sözleşmeyi feshetmek, ihtar çekmek ya da bir kuruma resmî yazı göndermek istediğinizde en çok ihtiyaç duyduğunuz şey ispattır: Ne gönderdiniz, ne zaman gönderdiniz ve karşı tarafa ulaştı mı? KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) tam olarak bunu sağlar. Bu yazıda KEP'in ne olduğunu, kimler için zorunlu olduğunu ve günlük işlerde nasıl kullanılabileceğini anlatıyoruz.
KEP nedir?
KEP, gönderim zamanı, içeriği ve teslimi hukuken ispatlanabilen elektronik postadır. Gönderdiğiniz her ileti için gönderim ve teslim kayıtları tutulur; bu kayıtlar uyuşmazlık durumunda delil olarak kullanılabilir. KEP hizmeti, Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu tarafından yetkilendirilmiş hizmet sağlayıcılar üzerinden verilir.
Kimler için zorunlu?
Türk Ticaret Kanunu'nun 1525. maddesi uyarınca anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler KEP adresi edinmek zorundadır. Bu yükümlülük, şirketlerin elektronik ortamda resmî yazışma yapabilmesinin temelini oluşturur.
Şahıs işletmeleri için KEP zorunlu değildir; ancak aşağıdaki kullanım alanları nedeniyle birçok şahıs işletmesi de KEP adresi edinmeyi tercih eder.
KEP nerelerde kullanılır?
- İhtarname ve ihbarname: Noter masrafı ödemeden, hukuken geçerli ihtar gönderimi
- Sözleşme fesihleri: Kira, hizmet ve tedarik sözleşmelerinde fesih bildirimleri
- İş hukuku bildirimleri: İş Kanunu'ndaki bildirimler işçinin kabulüyle KEP üzerinden yapılabilir
- Kamu kurumlarıyla yazışma: Başvurular ve resmî yazılar
- Genel kurul ve ortaklık yazışmaları: Şirket içi resmî bildirimler
KEP, e-posta ve UETS farkı
| Konu | Normal e-posta | KEP | UETS |
|---|---|---|---|
| Amaç | Günlük yazışma | Hukuken ispatlanabilir yazışma | Kamudan gelen resmî tebligat |
| Delil niteliği | Zayıf | Güçlü; gönderim ve teslim kayıtlı | Tebligat hükmünde |
| Kimler zorunlu? | Kimse | Sermaye şirketleri | Sermaye şirketleri ve kanunda sayılanlar |
| Yön | Çift yönlü | Çift yönlü | Kurumdan size |
KEP ile UETS (elektronik tebligat) sık karıştırılır. KEP sizin gönderdiğiniz ve aldığınız resmî yazışmalar içindir; UETS ise kamu kurumlarının size tebligat göndermesi içindir. Sermaye şirketleri için ikisi de ayrı ayrı zorunludur.
KEP nasıl alınır?
- 1Yetkili bir KEP hizmet sağlayıcısı seçilir.
- 2Şirket adına başvuru yapılır; şirket yetkilisinin kimlik doğrulaması gerçekleştirilir.
- 3KEP adresi tanımlanır ve gönderimlerde kullanılacak e-imza bağlanır.
- 4Gelen KEP iletileri için bildirim (SMS veya e-posta) tanımlanır.
İpucu: KEP kutunuzu düzenli kontrol edin. Size gönderilen bir ihtarnamenin süresini, iletiyi açmadığınız için kaçırmanız mümkündür.
Doğru kullanım için öneriler
- KEP adresinizi antetli kâğıt, sözleşme ve web sitenizde belirtin
- Gönderimlerde ekleri PDF olarak ve imzalı gönderin
- Gelen kutusunu kontrol edecek sorumlu bir kişi belirleyin
- Önemli gönderimlerin teslim kayıtlarını ilgili dosyada saklayın
KEP ile ihtarname nasıl gönderilir?
Noter kanalıyla gönderilen bir ihtarnamenin KEP ile gönderilmesi hem zaman hem maliyet kazandırır. Genel akış şöyledir:
- 1Metni hazırlayın: İhtarın konusu, talebiniz ve verdiğiniz süre açık ve ölçülü bir dille yazılır.
- 2Ekleri belirleyin: Sözleşme, fatura, yazışma gibi dayanak belgeler PDF olarak eklenir.
- 3Elektronik imza ile imzalayın: İleti, gönderenin nitelikli elektronik imzasıyla imzalanır.
- 4Karşı tarafın KEP adresine gönderin: Alıcının KEP adresi doğru yazılmalıdır; sermaye şirketlerinin KEP adresi zorunlu olduğundan genellikle mevcuttur.
- 5Delilleri saklayın: Gönderim ve teslim kayıtları (delil dosyaları) ilgili dosyada arşivlenir.
Not: Karşı tarafın KEP adresi yoksa veya işlem için kanun özel bir şekil öngörüyorsa noter yolu gerekebilir. Hukuki sonuç doğuracak gönderimlerde metni hukuk danışmanınızla birlikte hazırlayın.
Size KEP geldiğinde ne yapmalı?
Şirketinize gelen bir KEP iletisi, içeriğine göre süre başlatan bir bildirim olabilir: sözleşme feshi, ihtar, temerrüt bildirimi veya resmî bir talep. Bu yüzden:
- KEP kutusu en az haftada bir, tercihen her gün kontrol edilmelidir
- Gelen iletinin konusu ve içerdiği süre hemen ilgili birime iletilmelidir
- Cevap gerektiren iletiler için son tarih takvime işlenmelidir
- Gelen ve giden tüm iletiler dönemsel olarak arşivlenmelidir
Şirket içinde KEP sorumluluğu
Küçük işletmelerde KEP kutusunu genellikle şirket sahibi takip eder; büyüdükçe bu iş muhasebe veya hukuk birimine geçer. Hangi yapıda olursanız olun, tek bir sorumlu ve bir yedek kişi belirlemek, iletilerin gözden kaçmasını önler. Yetkili değiştiğinde KEP hesabındaki yetkili bilgilerinin de güncellenmesi gerekir.
| Görev | Sorumlu | Sıklık |
|---|---|---|
| Gelen kutusu kontrolü | Belirlenen sorumlu | Günlük veya haftalık |
| Süre içeren iletilerin takvime işlenmesi | Sorumlu | İleti geldiği gün |
| Giden iletilerin delil dosyalarının arşivi | Sorumlu | Her gönderimde |
| Yetkili ve kullanıcı güncellemesi | Şirket yönetimi | Yetkili değişikliğinde |
Üstat olarak nasıl yardımcı oluyoruz?
Şirket kuruluşunun hemen ardından KEP, UETS ve mali mühür başvurularını birlikte tamamlıyor, gelen iletileriniz için bildirim ayarlarını yapıyoruz. Ayrıntılar için KEP sayfamızı inceleyebilirsiniz.
Sıkça sorulan sorular
Bu yazı genel bilgilendirme amacıyla hazırlanmıştır ve yayın tarihindeki mevzuata dayanır. Tutar, eşik ve süreler tebliğ ve Cumhurbaşkanı kararlarıyla değişebilir; işletmenize özel durum için uzmanımıza danışın.
